Plan de Formation

L’implantation d’un logiciel en entreprise est depuis toujours un défi de taille. C’est un travail de longue haleine et les étapes de mise en place doivent être bien définies, documentées et surtout, bien exécutées.Dans ce cycle, une grande partie de l’effort consiste à procéder à l’analyse et l’inventaire des besoins spécifiques du client et d’adapter la solution en conséquence. Souvent, des mois de travail ardu sont nécessaires et une course vers la date de mise en marche du logiciel est lancée.Une des facettes souvent négligée est malheureusement la formation des utilisateurs sur la solution développée. C’est une erreur qui a pourtant de grandes conséquences sur la réussite globale d’un projet. En effet, la formation des usagers est une étape clé qui devrait être priorisée  et planifiée dès le lancement du projet. Il faut en effet être en mesure d’utiliser les connaissances de ceux-ci dans leurs opérations afin d’établir le lien avec la solution proposée et de mieux définir les points où il faut adapter le logiciel.

Par la suite, il faut s’assurer de bien former les gens d’opération afin que ceux-ci soient en mesure d’utiliser l’ensemble des fonctions présentes dans le logiciel. Cette étape est essentielle et ne pas la prendre ceci au sérieux met à risque l’ensemble du projet.Sologlobe est une entreprise qui priorise la satisfaction de sa clientèle et le volet formation est une ses grandes priorités.  En ce sens, suite à la création d’un poste de Directeur de la Formation en 2012, nous avons mis en place un programme standardisé de formation ainsi que les outils nécessaires afin que le personnel soit en mesure de bien former tous les utilisateurs de Solochain, notre solution en matière de gestion d’entrepôt.

La première étape consiste à faire une introduction à l’application avec les représentants du client qui seront impliqués dans les ateliers de définition des requis afin que ceux-ci soient en mesure de faire des liens entre leurs opérations et les fonctions génériques présentes dans le logiciel.
Cette action est un investissement ayant un potentiel réel d’économies car il permet au client d’en apprendre davantage sur l’ensemble de la solution proposée et ainsi, d’avoir les connaissances nécessaires afin de déterminer les cas où par exemple, certaines pratiques internes devraient être modifiées pour s’adapter aux fonctions présentes dans le logiciel. C’est une avantage clair car une adaptation de la solution peut potentiellement exiger des investissements financiers et temporels substantiels.
Ensuite, pendant les ateliers de préparation, la formation du client se poursuit et entre dans le détail des fonctions.  Simultanément, les scénarios à enseigner aux utilisateurs sont documentés et la mise en place d’un plan de formation adapté ainsi qu’un guide détaillé du formateur est élaboré. Cette démarche permet de s’assurer que rien ne soit omis lors de l’étape cruciale de la formation des usagers, qui se fait habituellement 2 semaines avant la date du lancement.
La formation sur une solution comme Solochain, dans un contexte de gestion du changement en entreprise, est un réel défi. Il est primordial de bâtir des ateliers solides, de bien définir les objectifs, de construire des exercices intéressants qui sont le reflet des opérations, ainsi que de finalement, être en mesure d’évaluer les compétences acquise par les participants.

En ce sens, Sologlobe à choisi d’utiliser des techniques variés et adaptés d’enseignement qui ont comme objectif de garder l’attention des gens ainsi que d’assurer leur participation tout au long de la formation. La technique de l’apprentissage par enquête est un bon exemple. On enseigne certains principes ou techniques de base à l’employé et ce dernier est par la suite appelé, seul ou en équipe, à trouver par lui-même la solution à un problème ou un exercice et le présenter à la classe. Ceci permet à l’usager de se mettre en contexte, l’oblige à manipuler le logiciel et à trouver des pistes de solution en navigant à travers les différentes parties du logiciel. L’objectif ultime est de sortir de la méthode traditionnelle où le formateur démontre une technique en la présentant face à la classe. Le fait d’inverser les rôles motive la personne visée à être en mesure de comprendre les sujets abordés car il doit le démontrer par la suite. Sologlobe recherche en fait à utiliser l’expertise de ses clients, afin de faire avancer l’apprentissage; un apprentissage basé sur le partage des connaissances, et ce, dans les deux sens car concrètement, malgré une connaissance de notre solution, le client est maître de ses opérations et sa participation au processus d’apprentissage est primordial.

Suite à cette formation, une évaluation est réalisée chez les participants avec un examen théorique ainsi que pratique. Cela permet évidemment d’évaluer si les employés de l’entreprise sont prêts à faire le saut. C’est un moment décisionnel crucial car même si toute l’infrastructure informatique est prête et les utilisateurs, de leur côté, ne le sont pas, les risques d’échec sont élevés et il faut prendre en compte cet aspect.Finalement, une fois celle-ci terminée, Sologlobe, de concert avec le client, procède à une évaluation de la formation sur plusieurs volets, incluant la  planification, documentation et techniques de diffusion. Une rétroaction avec les acteurs, coordonnée par le Directeur de la Formation est organisée, afin de s’assurer de garder un haut niveau de qualité et une amélioration constante de nos effectifs.
 

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